Помощник юриста

Основные обязанности Помощника Генерального представителя/Офис-менеджера в представительстве ОАО РЖД в Республике Узбекистан:

1. Административная поддержка Руководителя Представительства:
* Организация рабочего графика руководителя: планирование встреч, совещаний, командировок (как внутри Узбекистана, так и в РФ/другие страны).
* Подготовка и организация документов для подписания руководителем.
* Ведение электронного и бумажного документооборота руководителя (фильтрация входящей корреспонденции, приоритезация).
* Организация приема посетителей (партнеры, госорганы, сотрудники).
* Обеспечение связи руководителя с головным офисом ОАО РЖД в Москве, другими подразделениями компании, а также с местными партнерами и органами власти.

2. Делопроизводство и Документооборот:
* Регистрация, сканирование, учет, хранение входящей/исходящей корреспонденции (письма, e-mail, didox).
* Подготовка проектов писем, служебных записок, договоров, протоколов и других документов по поручению руководства.
* Обеспечение соблюдения правил внутреннего документооборота и требований головного офиса ОАО РЖД.
* Организация перевода документов (узбекский <-> русский, русский <-> английский).
* Ведение архива документов представительства.

3. Коммуникации и Связи:
* Организация телефонной связи: прием и распределение звонков.
* Взаимодействие с курьерскими службами, почтой (СДЭК, местные службы).
* Поддержка связи с арендодателем офиса, контрагентами.

4. Организация Мероприятий и Визитов:
* Подготовка и организация деловых встреч, переговоров с партнерами и госорганами Узбекистана.
* Полное сопровождение визитов делегаций из головного офиса ОАО РЖД и других подразделений: бронирование билетов (авиа, ж/д), трансферы, гостиницы, составление программ пребывания, организация питания.
* Взаимодействие с принимающими компаниями и органами власти Узбекистана при организации визитов.

5. Хозяйственное Обеспечение Офиса:
* Контроль за состоянием офисных помещений, мебели, оборудования (оргтехника, телефоны, др.).
* Организация закупки и обеспечения офиса канцелярскими товарами, расходными материалами, водой и прочими необходимыми принадлежностями.
* Контроль за работой обслуживающего персонала (уборщицы, тех. персонал).
* Взаимодействие с поставщиками услуг (интернет, телефония, охрана, клининг, обслуживание оргтехники) на местном уровне.

6. Взаимодействие с Головным Офисом (Москва):
* Своевременное предоставление отчетности и информации по запросам головного офиса.
* Следование корпоративным стандартам и процедурам ОАО РЖД.

7. Прочие Обязанности:
* Соблюдение требований безопасности (в т.ч. информационной) ОАО РЖД.
* Ведение базы контактов партнеров, госорганов, поставщиков Узбекистана.
* Выполнение разовых поручений Руководителя Представительства.

- Приготовление кофе и других напитков для сотрудников и гостей офиса;
- Обслуживание переговорных комнат;
- Прием и обслуживание гостей офиса;
- Прием и обработка входящих и исходящих звонков;
- Внесение информации в базу данных;
- Ведение деловой переписки.

- Организовывать работу документооборота организации;
- Обеспечивать контроль документооборота компании;
- Осуществлять контроль сроков исполнения документов;
- Регистрация корреспонденции. Отслеживание входящей/ исходящей корреспонденции ,регистрация документов в журналах учета;
- Подготовка и редактирование документов.