Компания "Veolia Energy Tashkent"
Подразделение: Департамент связей с общественностью
Организация: ИП ООО «Veolia Energy Tashkent»
Основные функциональные обязанности:
- Организация и контроль деятельности общего отдела, включая делопроизводство, документооборот, архив, внутренние регламенты и процедуры;
- Разработка и внедрение структуры централизованного корпоративного информационного ресурса (информационного хаба/портала);
- Курирование наполнения и актуализации внутреннего информационного хаба совместно с профильными подразделениями компании;
- Внедрение и сопровождение программных решений для электронного документооборота;
- Взаимодействие с IT-отделом и внешними поставщиками программного обеспечения в части технической интеграции и поддержки;
- Обеспечение единых стандартов ведения документооборота в компании;
- Контроль исполнения поручений руководства, организация внутренних совещаний и обеспечение координации между структурными подразделениями;
- Ведение служебной переписки, подготовка писем, приказов, справок, отчетов и других внутренних документов;
- Обеспечение сохранности, систематизации и конфиденциальности служебной документации и информации;
- Аудит текущих источников, каналов и процессов хранения информации;
- Подготовка и согласование концепции информационного хаба и модели управления знаниями в компании;
- Организация тестирования и запуска внутренних цифровых платформ;
- Проведение обучающих мероприятий по использованию внедрённых ИТ-решений и цифровых инструментов.
Критерии оценки эффективности:
- Успешный запуск информационного хаба в установленные сроки, охватывающий не менее 80% ключевых внутренних данных;
- Плавный переход на новую систему электронного документооборота с охватом обучения не менее 90% сотрудников;
- Сокращение времени на поиск внутренних документов;
- Повышение уровня удовлетворенности сотрудников качеством внутренней коммуникации (по результатам внутренних опросов);
- Разработка, утверждение и внедрение внутренних стандартов документооборота;
- Снижение числа дублирующей и устаревшей информации во внутренних источниках.
Оценка эффективности в период испытательного срока (3 месяца):
- Быстрое освоение внутренних регламентов, процедур и системы документооборота;
- Понимание структуры компании, функциональных обязанностей подразделений и каналов коммуникации;
- Эффективная организация работы отдела, контроль сроков и качества исполнения задач;
- Своевременная подготовка внутренней документации, отчетов и деловых писем без сбоев и ошибок;
- Участие в запуске и наполнении информационного хаба;
- Содействие внедрению электронных систем и проведение первичных обучений персонала;
- Минимизация нарушений и ошибок в документационном сопровождении деятельности компании;
- Обеспечение высокого уровня информационной прозрачности, доступности и цифровой дисциплины.
Требования к кандидатам:
Образование:
- Высшее образование в сфере управления, юриспруденции, документационного обеспечения, информационных технологий или смежных областях.
Опыт работы:
- Опыт административной или организационно-распорядительной деятельности — не менее 3 лет;
- Приветствуется опыт внедрения ИТ-решений и цифровых платформ для внутреннего пользования.
Профессиональные знания и навыки:
- Знание нормативных требований в сфере делопроизводства и внутреннего документооборота;
- Навыки управления командой, систематизации процессов, построения внутренней коммуникации;
- Уверенное владение инструментами MS Office, системами электронного документооборота, внутренними порталами и архивными платформами;
- Опыт взаимодействия с IT-службами и проектной работы по цифровизации административных процессов.
Личностные качества:
- Высокий уровень ответственности, инициативность, системное мышление;
- Стратегический подход к решению задач, организаторские способности;
- Способность эффективно работать в условиях многозадачности и взаимодействовать с различными уровнями управленческой структуры.
Языки:
- Свободное владение русским и узбекским языками (письменно и устно).
Условия работы:
- Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым кодексом Республики Узбекистан;
- График работы: 5-дневная рабочая неделя (понедельник–пятница), с 09:00 до 18:00;
- Современные условия труда и оборудованное рабочее место;
- Возможности профессионального и карьерного роста;
- Вовлечённость в ключевые проекты компании, связанные с цифровизацией и управлением знаниями.
Если Вы обладаете стратегическим мышлением, стремитесь развивать корпоративную культуру и внутренние процессы в рамках международной компании — приглашаем Вас стать частью нашей команды!