Office Manager/Офис менеджер

Компания "Brunel Russia"

Our client the Renewable Energy Company is looking for the Office Manager.

Main responsibilities:

• Document management of the company, registration and accounting of incoming and outgoing correspondence.

• Work with courier services and mail.

• Ensures the safety of the organization's documentation, including employee reports.

• Organization of meetings, meetings, calls and negotiations.

• Organizing meeting of guests, assistance with accommodation and logistics

• Organization of festive events and celebrations.

• Receiving, processing and distributing customer requests received by e-mail.

• Organization of business trips for the company's employees: booking tickets (air and railway), hotels, etc.

• Ensuring and coordinating the uninterrupted functioning of the office, providing the necessary inventory, equipment, etc. and a farm. goods, water, etc.

• Provides control over the safety of material assets.

• Performing other tasks and instructions from the management.

• Coordinating the completion of office work and preparation for a new working day: putting workplaces in order, turning off office equipment, lighting, etc

Основные обязанности:

• Ведение документооборота компании, регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции.

• Работа с курьерскими службами и почтой.

• Обеспечение сохранности документации, в том числе отчетов работников.

• Организация встреч, совещаний, звонков и переговоров.

• Организация встречи гостей, помощь в размещении и логистики.

• Организация праздничных мероприятий, торжеств.

• Приём, обработка и распределение заявок клиентов, поступающих по электронной почте.

• Организация командировок для сотрудников компании: бронирование билетов (авиа и ж/д), отелей и т.д.

• Обеспечение и координация бесперебойной жизнедеятельности офиса, обеспечение необходимым инвентарем, оборудованием, канц. и хоз. товарами, водой и т.д.

• Обеспечение контроля за сохранностью материальных ценностей.

• Выполнение других задания и поручения руководства.

• Координация завершения работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения и пр.

Requirements:

• At least 1-3 years of experience as an office manager or administrative assistant.

• Education: higher education (bachelors).

• Fluency in the language: Russian and English, Uzbek at the C1 level.

• Competent, correct spoken and written language

• Knowledge of organizational and administrative procedures.

• Ability to effectively plan and coordinate tasks.

• Excellent communication and organizational skills.

• Knowledge of MS Office, other office software and office equipment.

• Attention to detail and ability to work under high load conditions.

• Manage incoming and outgoing correspondence, including emails and phone calls.

• Accuracy, organization, efficiency, perseverance, nonconflict, stress tolerance, honesty, desire to work and develop.

Требования:

•Опыт работы в должности офис-менеджера или административного помощника не менее 1-3 года.

• Образование: высшее (бакалавр).

• Свободное владение языком: отличное знание русского и английского, узбекский язык на уровне С1.

• Грамотная, правильная разговорная и письменная речь

• Знание организационных и административных процедур.

• Умение эффективно планировать и координировать задачи.

• Отличные коммуникативные и организационные навыки.

• Знание MS Office, других офисных программ и оргтехники.

• Внимательность к деталям и способность работать в условиях высокой загрузки.

• Управление входящей и исходящей корреспонденцией, включая электронную почту и телефонные звонки.

• Аккуратность, организованность, честность, работоспособность, бесконфликтность, усидчивость, стрессоустойчивость, желание работать и развиваться.

Conditions:

• Official employment under the Labor Code of the Republic of Uzbekistan.

• Work schedule 5/2, 9:00-18:00

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РУз.

• График работы: 5/2, 09:00-18:00